Merkezin tüm hizmetleri ve faaliyetleri, planlama, uygulama, izleme ve değerlendirme aşamalarını kapsayan düzenli bir iş akışı çerçevesinde yürütülmektedir. Bu süreçler, merkezin hem bireysel danışmanlık hizmetlerini hem de araştırma, eğitim ve toplumsal katkı faaliyetlerini kapsamaktadır.

1. Başvuru ve Ön Değerlendirme Süreci

• Merkeze başvuran çocuk, aile veya kurumlara yönelik ilk kayıt ve başvuru işlemleri yapılır.
• Başvuru sahiplerinden gerekli bilgiler alınarak gizlilik ve etik kurallar çerçevesinde dosya oluşturulur.
• Başvurunun içeriğine göre ön görüşme ve bilimsel ölçme araçları (psikolojik testler, gelişim ölçekleri vb.) kullanılarak ilk değerlendirme yapılır.
• Bu aşamada birey veya grup, merkezin kendi uzman birimleri tarafından hizmet alabileceği gibi, gerekli durumlarda ilgili kamu kurumlarına veya sağlık kuruluşlarına yönlendirilir

2. Hizmet Planlama Süreci

• Ön değerlendirme sonuçlarına göre danışan için kişisel veya grup temelli bir hizmet planı hazırlanır.
• Planlama sürecinde merkezin amaçları ve ilgili yönetmelik esas alınarak:
• Bireysel terapi, aile danışmanlığı veya grup çalışmaları,
• Eğitim ve seminer programları,
• Koruyucu ve önleyici ruh sağlığı projeleri,
• Araştırma ve akademik çalışmalar için gerekli süreçler belirlenir.
• Plan, Merkez Müdürü ve çalışma birimleri ile koordineli şekilde onaylanır.

3. Uygulama Süreci

• Onaylanan plan doğrultusunda danışmanlık ve psikoterapi hizmetleri başlatılır.
• Hizmetler, uzman psikologlar, terapistler ve ilgili akademik personel tarafından yürütülür.
• Okul temelli çalışmalar, aile eğitimleri ve toplumsal farkındalık etkinlikleri bu aşamada hayata geçirilir.
• Çalışmalar, etik kurallar ve bilimsel standartlara uygun olarak yürütülür ve düzenli olarak kayıt altına alınır.

4. İzleme ve Değerlendirme Süreci

• Hizmet verilen bireylerin gelişimi düzenli aralıklarla takip edilir.
• Uygulanan programların etkililiği, belirlenen performans göstergeleri ve geri bildirimler aracılığıyla değerlendirilir.
• Çalışma birimleri, en az ayda bir kez toplanarak vaka değerlendirmesi yapar, hizmet süreçlerinde iyileştirme kararları alır ve bu verileri gizlilik esasına göre saklar
• Merkezin yıllık faaliyet raporları hazırlanarak Merkez Yönetim Kurulu ve Rektörlüğe sunulur.

5. Yönetim ve Koordinasyon Süreci

• Merkez Müdürü, merkezin tüm işleyişinden sorumludur ve yürütülen çalışmaları koordine eder.
• Müdür Yardımcısı, müdürün görevlerini destekler ve müdürün yokluğunda merkeze vekâlet eder.
• Merkez Yönetim Kurulu, en az altı ayda bir toplanarak stratejik kararlar alır ve merkezin çalışma birimlerini yönlendirir.
• Yönetim kurulu toplantılarında alınan kararlar, merkez personeline iletilir ve uygulamaya geçirilir.

6. Araştırma ve Proje Geliştirme Süreci

• Merkez bünyesinde TÜBİTAK, Erasmus+, UNICEF gibi ulusal ve uluslararası fonlara yönelik projeler hazırlanır.
• Projeler, etik kurallar çerçevesinde planlanır ve Merkez Yönetim Kurulu onayından sonra uygulanmaya başlanır.
• Proje verileri düzenli olarak toplanır, analiz edilir ve bilimsel raporlar halinde paylaşılır.

7. Raporlama ve Geri Bildirim Süreci

• Tüm hizmet ve araştırma sonuçları düzenli olarak kayıt altına alınır.
• Yıllık olarak hazırlanan raporlar, üniversite yönetimi ve ilgili paydaş kurumlara sunulur.
• Hizmet alan bireyler, aileler ve kurumların geri bildirimleri toplanarak hizmet kalitesi sürekli olarak geliştirilir.

İş Akışının Temel Hedefi

Bu iş akış süreci, merkezin faaliyetlerinin:

• Planlı, sistematik ve şeffaf şekilde yürütülmesini,
• Çocuklar ve ailelere yönelik hizmetlerin bilimsel temelli ve etik değerlere uygun olarak sunulmasını,
• Ulusal ve uluslararası düzeyde etkili ve sürdürülebilir bir çocuk koruma ve ruh sağlığı sistemi kurulmasını hedefler. Böylece BUÇAREM, bölgesel ve ulusal ölçekte güvenilir bir referans merkezi olarak hizmet verir.